1. RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

L’Association des anciens ambassadeurs du Canada (AmbCanada) est une association à but non lucratif régie par les présents règlements administratifs. Ceux-ci peuvent être modifiés en tout temps par le conseil d’administration (ci-après désigné « le conseil ») conformément aux procédures ci-dessous.

2. BUTS

Les buts d’AmbCanada sont les suivants :

• (a) Objectif: bâtir et servir la communauté de collègues qui partagent l’expérience d’avoir dirigé une mission diplomatique canadienne à l’étranger.
• (b) Objectif: accroître la sensibilisation du public à l’importance de la diplomatie et à la valeur d’un service extérieur professionnel pour la sécurité, la prospérité et le bien-être du Canada.

3. CATÉGORIES DE MEMBRES

AmbCanada compte cinq catégories de membres :

Membres réguliers

L’adhésion régulière est ouverte à toute personne ayant servi à titre de chef de mission d’une mission diplomatique ou consulaire canadienne à l’étranger, c’est-à-dire ambassadeur, haut-commissaire ou consul général, ou l’équivalent. Cela inclut toute personne ayant exercé de façon continue les fonctions de chargé d’affaires (chef de mission par intérim) d’une mission canadienne pendant un an ou plus. L’adhésion régulière est également ouverte à toute personne ayant été officiellement désignée par Affaires mondiales Canada à titre de chef de mission adjoint.

Les membres réguliers doivent avoir pris leur retraite ou avoir cessé d’être des fonctionnaires fédéraux à temps plein avant de devenir membres.

Les membres réguliers peuvent siéger au conseil et à ses comités et ont le droit de vote.

Membres associés

L’adhésion à titre de membre associé est ouverte à toute personne qui est ou a été le conjoint ou le partenaire d’un chef de mission ou d’un chef de mission adjoint canadien retraité.

Contrairement aux membres réguliers, les membres associés n’ont pas l’obligation d’avoir quitté la fonction publique fédérale avant de devenir membre, sauf s’ils souhaitent siéger au conseil ou à l’un de ses comités. Les membres associés ont tous les privilèges des membres réguliers, sauf le droit de vote à l’assemblée générale annuelle. Les membres associés paient une cotisation réduite.

Membres conjoints

Tout conjoint ou partenaire d’un membre régulier peut devenir membre conjoint de l’Association. Les membres conjoints ne paient pas de cotisation, celle-ci étant incluse dans celle du membre régulier. Les membres conjoints peuvent participer à toutes les activités d’AmbCanada, avoir leur propre profil dans le répertoire des membres et recevoir directement toutes les communications de l’Association. Ils ont tous les privilèges des membres réguliers, sauf le droit de vote à l’assemblée générale annuelle. Comme les membres associés, les membres conjoints n’ont pas l’obligation d’avoir quitté la fonction publique fédérale avant de devenir membres, sauf s’ils souhaitent siéger au conseil ou à un comité.

Membres à vie

Les membres à vie sont des membres réguliers ayant apporté une contribution exceptionnelle à l’organisation au fil des ans et méritant une reconnaissance particulière. Ils sont nommés par le conseil.

Membres honoraires

Les membres honoraires sont des personnes ayant apporté une contribution extraordinaire à la diplomatie canadienne et souhaitant contribuer aux objectifs de l’organisation. Ils sont nommés par le conseil et bénéficient des mêmes droits et privilèges que les membres associés.

4. ADHÉRER ET QUITTER L’ORGANISATION

Les membres potentiels peuvent présenter une demande d’adhésion en remplissant un formulaire sur le site Web. Leur admissibilité est confirmée par un dirigeant du conseil. L’adhésion devient active après paiement de la cotisation annuelle.

Les membres réguliers et associés paient une cotisation annuelle. Les membres conjoints, honoraires et à vie en sont exemptés.

Les membres qui ne paient pas leur cotisation dans les trois mois suivant la date d’échéance voient leur adhésion suspendue. Celle-ci peut être rétablie en tout temps sur paiement de la cotisation annuelle.

Dans des circonstances exceptionnelles, le conseil peut refuser l’admission ou le renouvellement de l’adhésion d’une personne dont la participation nuirait, selon son jugement, à la réalisation des objectifs de l’organisation.

5. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES

Une assemblée générale annuelle est tenue chaque année afin de :

1. recevoir les rapports du président, du trésorier et des autres dirigeants ;
2. approuver les nouvelles nominations au conseil ;
3. approuver toute modification des cotisations ;
4. approuver, au besoin, la nomination d’un vérificateur ; et
5. examiner toute résolution proposée par le conseil ou les membres.

Tous les membres sont invités à participer à l’assemblée générale annuelle. Le président ou un autre membre du conseil préside l’assemblée. En cas de vote, seuls les membres réguliers et les membres à vie ont le droit de vote.

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le conseil avec un préavis normal de vingt et un jours afin de traiter toute question urgente. Elle peut également être convoquée à la demande d’au moins quinze pour cent des membres réguliers.

6. ADMINISTRATEURS DU CONSEIL

Les affaires d’AmbCanada sont administrées par un conseil d’administration, auquel les membres confèrent le pouvoir d’établir les règles de l’organisation et de faire progresser ses objectifs. Le conseil est régi par les décisions des membres prises lors de l’assemblée générale annuelle et des assemblées générales spéciales. Le conseil peut également être informé, au besoin, par des consultations auprès des membres sur des questions importantes.

Le conseil comprend un minimum de dix et un maximum de quatorze administrateurs.

Les nouveaux administrateurs sont proposés au président et au conseil par le comité de nomination, puis soumis à l’approbation des membres lors de l’assemblée générale annuelle. La même procédure s’applique aux administrateurs en fonction dont le mandat est renouvelé.

Chaque administrateur exerce un mandat de trois ans, lequel peut être renouvelé pour un mandat subséquent de trois ans, jusqu’à concurrence de six années consécutives. Les anciens administrateurs peuvent de nouveau siéger pour des mandats additionnels non consécutifs. Le mandat d’un administrateur débute immédiatement après l’assemblée générale annuelle ayant approuvé sa nomination pour un mandat déterminé.

Lorsqu’un administrateur quitte le conseil plus de trois mois avant la fin de son mandat, le conseil peut approuver la nomination d’un administrateur intérimaire pour le remplacer. L’administrateur intérimaire exerce ses fonctions jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle. Les administrateurs intérimaires peuvent par la suite être proposés pour un mandat complet à titre d’administrateur régulier ; leur période à titre intérimaire n’est pas prise en compte dans le calcul de leur admissibilité à un renouvellement de mandat.

Un administrateur qui est absent à trois réunions consécutives sans justification raisonnable écrite au conseil est réputé avoir abandonné son poste, et le conseil peut nommer un administrateur intérimaire pour le remplacer.

Un membre associé ou conjoint devrait siéger au conseil, et cette personne se voit accorder un droit de vote pour la durée de son mandat.

Compte tenu de l’engagement d’AmbCanada envers la diversité et l’inclusion de ses membres actuels et potentiels, un effort particulier sera déployé lors du recrutement de nouveaux administrateurs afin de s’assurer que le conseil reflète la diversité de ses membres, notamment en ce qui concerne le genre, la première langue officielle, le lieu de résidence et le parcours professionnel au sein du service extérieur du Canada.

7. POUVOIRS ET FONCTIONS DES DIRIGEANTS DU CONSEIL

Le conseil nomme trois dirigeants : le président, le vice-président et le trésorier. Il peut également nommer un secrétaire. Les nouvelles nominations à ces postes de dirigeants sont proposées par le comité de mise en candidature, en consultation avec le président, et sont approuvées par le conseil lors de sa première réunion suivant l’assemblée générale annuelle. Les dirigeants exercent un mandat de deux ans, lequel peut être renouvelé jusqu’à la fin de leur mandat à titre de membres du conseil.

Le président est responsable d’assurer le leadership et de définir l’orientation générale de l’organisation ; de veiller à l’exécution responsable des décisions du conseil et des membres ; de gérer les relations entre le conseil et les membres ; et de représenter l’organisation auprès des partenaires externes, des parties prenantes, des médias et du public.

Le vice-président appuie le président, en portant une attention particulière à la gestion interne de l’organisation, y compris tout personnel ou contractuel engagé pour soutenir les activités administratives de l’organisation. Il remplace le président lors des réunions et des activités, au besoin. Il peut également présider certains comités ou groupes de travail du conseil.

Le trésorier est responsable de la supervision financière de l’organisation et de la présentation de rapports financiers réguliers au conseil et à l’assemblée générale annuelle.

Le secrétaire, s’il est nommé, est responsable du bon fonctionnement du conseil, notamment en soutenant les dirigeants du conseil dans l’exercice de leurs fonctions.

Des responsabilités plus précises peuvent être attribuées à chacun de ces dirigeants par le conseil, au besoin.

8. COORDONNATEURS RÉGIONAUX

Le conseil peut inviter certains membres d’AmbCanada à agir à titre de coordonnateurs régionaux dans différentes régions du pays situées à l’extérieur de la région de la capitale nationale, où il y a un nombre important de membres.

Les coordonnateurs régionaux peuvent contribuer à l’organisation de réunions et d’activités sociales entre les membres de leur région ; faire rapport au conseil des enjeux d’intérêt ou de préoccupation exprimés par les membres de leur région ; et diffuser aux membres de leur région de l’information sur les activités d’AmbCanada. Ils exercent leurs fonctions à la demande du conseil, sans durée de mandat déterminée.

Les coordonnateurs régionaux ne deviennent pas automatiquement administrateurs du conseil, mais peuvent être proposés par le comité de nomination pour occuper un poste d’administrateur. Ils peuvent également être invités par le conseil à participer aux travaux de comités ou de groupes de travail spécifiques et à s’adresser au conseil lors de certaines réunions, au besoin.

9. RÉUNIONS DU CONSEIL

Le conseil se réunit normalement dix fois par année. Le quorum est de sept administrateurs. Les réunions du conseil sont convoquées par le président ou, en son absence, par le vice-président. Normalement, le président ou le vice-président préside les réunions du conseil ; toutefois, si aucun d’eux n’est présent, les administrateurs présents peuvent désigner un président pour cette réunion. Un procès-verbal consignant toutes les décisions prises est dressé pour chaque réunion du conseil.

10. PROCÉDURES BUDGÉTAIRES

L’exercice financier s’étend du 1er janvier au 31 décembre. Un budget est approuvé chaque année par le conseil et présenté aux membres lors de l’assemblée générale annuelle. En règle générale, les décisions relatives aux dépenses dans le cadre du budget annuel approuvé doivent être prises par le conseil. Toutefois, le conseil peut approuver des postes budgétaires pour des projets ou activités spécifiques et peut autoriser certains dirigeants ou autres administrateurs à prendre des décisions de dépenses au nom du conseil, jusqu’à concurrence d’un montant maximal approuvé pour un poste budgétaire donné.

Le conseil ne peut prendre de décisions de dépenses excédant les ressources disponibles, ce qui aurait pour effet de placer l’organisation en situation de déficit. Le conseil doit s’efforcer de maintenir en tout temps un solde positif suffisant pour couvrir les dépenses récurrentes pour une période allant jusqu’à trois mois.

11. PROCÉDURES DE PRISE DE DÉCISION

Dans la mesure du possible, toutes les questions soumises à décision lors d’une réunion du conseil doivent être clairement inscrites à l’ordre du jour, lequel est transmis à tous les administrateurs au moins deux jours à l’avance.

En règle générale, le conseil cherche à prendre ses décisions par consensus. Lorsqu’il n’y a pas de consensus, les décisions peuvent être prises à la majorité simple des administrateurs présents à la réunion du conseil, pourvu que le quorum soit atteint. Les administrateurs qui ne peuvent assister à une réunion peuvent transmettre leur droit de vote par procuration écrite à un autre membre du conseil. En cas de vote, le président ne vote que pour départager les voix en cas d’égalité. Une majorité des deux tiers des membres du conseil est requise pour approuver ou modifier les présents règlements administratifs ainsi que tout autre document fondateur.

Le conseil peut révoquer tout dirigeant pour motif valable par un vote de la majorité des administrateurs. Une motion de révocation doit être soumise à tous les membres du conseil au moins deux semaines à l’avance. Avant le vote, les personnes à l’origine de la motion doivent expliquer en quoi la révocation du dirigeant est dans le meilleur intérêt de l’organisation. Le dirigeant concerné doit avoir la possibilité de s’exprimer avant la tenue du vote.

Lors de l’assemblée générale annuelle, les décisions sont prises à la majorité des membres présents, à l’exception des modifications aux règlements administratifs et autres documents fondateurs, lesquelles requièrent l’approbation d’une majorité des deux tiers des membres présents à la réunion.

12. COMITÉS DU CONSEIL

Le conseil constitue un comité de nomination chargé de proposer une liste d’administrateurs, nouveaux et renouvelés, pour approbation par le conseil et les membres. Le comité de nomination est composé de trois administrateurs. Ses recommandations sont formulées en consultation avec le président et sont examinées par le conseil au plus tard lors de la dernière réunion précédant l’assemblée générale annuelle. Avant d’entreprendre ses travaux chaque année, le conseil peut fournir au comité des orientations précises concernant les lacunes à combler et les critères de diversité à prendre en compte pour l’identification de nouveaux candidats au conseil.

Outre le comité de nomination, le conseil peut créer et dissoudre des comités permanents chargés de traiter de sujets tels que le recrutement et la rétention des membres, l’administration et les finances, les programmes et les activités, la gouvernance, les relations extérieures et les communications. Chaque comité est dirigé par un président et est chargé d’examiner les questions relevant de son mandat au nom du conseil et de lui présenter des rapports dans ses domaines d’intérêt. Les rapports et recommandations des comités sont ensuite transmis au conseil pour examen et décision. Le conseil peut également créer des groupes de travail spéciaux. Tous les membres, à l’exception des membres honoraires, peuvent siéger aux comités et aux groupes de travail du conseil.

La composition ainsi que les responsabilités des comités permanents et des groupes de travail sont revues et approuvées chaque année par le conseil lors de sa première réunion suivant l’assemblée générale annuelle. Cela comprend la nomination des présidents et vice-présidents, le cas échéant, de chaque comité ou groupe de travail. Le conseil peut attribuer à certains comités ou groupes de travail une enveloppe budgétaire afin d’agir au nom du conseil dans les limites du budget approuvé.

13. FIN DE L’ORGANISATION

L’organisation ne peut être dissoute que par décision des membres. Dans le cas où les membres décident de mettre fin à l’organisation, le conseil doit s’assurer que toutes les obligations légales et financières en cours sont respectées. Tous les fonds et actifs restants doivent être remis à une organisation à but non lucratif ou caritative dont les objectifs sont compatibles avec ceux d’AmbCanada.