Règlements administratifs
Règlements administratifs
L’Association des anciens ambassadeurs du Canada, connue sous le nom d’AmbCanada, est une association à but non lucratif régie par les règlements suivants. Ces règlements peuvent être modifiés à tout moment par le conseil d’administration d’AmbCanada, conformément aux procédures de prise de décision du conseil d’administration spécifiées ci-dessous.
Buts :
Les buts d’AmbCanada sont :
- a) Premier objectif : construire et servir la communauté des collègues dont la carrière inclut le service à l’étranger en tant que diplomates de haut niveau du gouvernement canadien.
- b) Deuxième objectif : renforcer la compréhension des Canadiens du travail des diplomates canadiens et de la valeur d’un service extérieur professionnel et de la façon dont ils contribuent au bien-être du Canada et des Canadiens.
Catégories de membres
AmbCanada compte quatre catégories de membres comme suit :
Membres réguliers :
L’adhésion régulière est ouverte à toute personne qui a servi en tant que Chef de mission d’une mission diplomatique ou consulaire canadienne à l’étranger, c’est-à-dire Ambassadeur, Haut-Commissaire ou Consul Général, ou équivalent. Cela inclut toute personne qui a servi sans interruption en tant que Chargé d’Affaires (CDM par intérim) d’une mission canadienne pendant un an ou plus. L’adhésion régulière est également ouverte à toute personne qui a été officiellement désignée par Affaires mondiales Canada comme Chef de mission adjoint (CDMA).
Les membres réguliers doivent avoir pris leur retraite ou avoir cessé d’être des fonctionnaires fédéraux à temps plein avant de devenir membres.
Les membres réguliers peuvent siéger sur le conseil d’administration et ses comités et ont le droit de vote en tant que membres.
Membres associés :
Le statut de membre associé est ouvert à tout conjoint ou partenaire d’un membre régulier, vivant ou décédé. Contrairement aux membres réguliers, il n’est pas nécessaire que les membres associés aient terminé leur emploi dans la fonction publique fédérale avant de devenir membre associé.
Les membres associés ont tous les privilèges des membres réguliers, sauf le droit de vote aux réunions du conseil d’administration ou à l’assemblée générale annuelle. Ils peuvent siéger sur le conseil d’administration ou l’un de ses comités en tant que membres sans droit de vote.
Membres à vie :
Les membres à vie sont des membres réguliers qui ont apporté une contribution exceptionnelle à l’organisation pendant de nombreuses années et qui méritent une reconnaissance particulière. Les membres à vie sont nommés par le conseil d’administration.
Membres honoraires :
Les membres honoraires sont des personnes qui ont apporté une contribution extraordinaire à la diplomatie canadienne et qui souhaitent promouvoir les objectifs de l’organisation. Les membres honoraires sont nommés par le conseil d’administration. Ils ont les mêmes droits et privilèges que les membres associés.
Adhérer et quitter l’organisation
Les membres candidats peuvent demander à adhérer en remplissant un formulaire de demande sur le site Web. Leur éligibilité à l’adhésion est confirmée par le secrétaire aux adhésions. Leur adhésion devient alors active après paiement de la cotisation annuelle.
Les membres réguliers et associés paient une cotisation annuelle. Les membres honoraires et les membres à vie ne sont pas tenus de payer la cotisation annuelle.
Les membres qui ne paient pas leur cotisation annuelle dans les trois mois suivant la date d’échéance verront leur adhésion suspendue. Leur adhésion peut être rétablie à tout moment moyennant le paiement de la cotisation annuelle.
Dans des circonstances exceptionnelles, le conseil d’administration peut décider de ne pas accepter la demande d’une personne de faire partie de l’organisation ou de ne pas renouveler son adhésion annuelle. Cette disposition ne s’applique qu’aux personnes dont la participation aux activités de l’organisation empêcherait, selon le conseil d’administration, la réalisation de ses objectifs.
Assemblée générale annuelle des membres
Une fois par an, une assemblée générale annuelle des membres de l’organisation est convoquée pour :
- a) recevoir les rapports du président, du trésorier et des autres administrateurs b) approuver les nouvelles nominations au conseil d’administration c) approuver toute modification des frais
- d) approuver la nomination d’un vérificateur, le cas échéant
- e) examiner toute résolution proposée par le conseil d’administration ou les membres.
Tous les membres de l’organisation seront invités à participer à l’assemblée générale annuelle. Le président présidera l’assemblée. Dans le cas où un vote des membres est nécessaire, seuls les membres réguliers et les membres à vie peuvent voter.
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le conseil d’administration à tout moment, avec un préavis de vingt et un jours, pour traiter d’une question urgente qui ne peut attendre la prochaine assemblée générale annuelle. Une Assemblée générale extraordinaire peut également être convoquée à la demande d’au moins quinze pour cent des membres réguliers.
Administrateurs du conseil
Les activités d’AmbCanada sont gérées par un conseil d’administration qui est autorisé par ses membres à établir des règles pour l’organisation et à promouvoir ses objectifs. Le conseil peut également, de temps en temps, être informé en engageant des consultations avec les membres sur des questions majeures.
Le conseil d’administration comprendra au moins dix et pas plus de quatorze administrateurs. Les nouveaux administrateurs sont proposés au président et au conseil
d’administration par un comité de nomination du conseil d’administration ; s’ils sont acceptés par le conseil d’administration, leur nom est alors recommandé aux membres par le conseil d’administration pour approbation lors de l’assemblée générale annuelle. La même procédure sera suivie pour les administrateurs sortants dont le mandat est renouvelé.
Chaque administrateur est nommé pour un mandat de trois ans qui peut être renouvelé pour un autre mandat de trois ans, jusqu’à un maximum de six années consécutives. Le mandat d’un administrateur commence immédiatement après l’assemblée générale annuelle qui a approuvé sa nomination pour une durée déterminée. Si un administrateur quitte le conseil plus de trois mois avant la fin de son mandat, le conseil peut approuver la nomination d’un administrateur intérimaire pour le remplacer. Un administrateur intérimaire est nommé jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle. Les administrateurs intérimaires peuvent ensuite être nommés pour un mandat complet en leur nom propre ; leur période en tant qu’administrateur intérimaire n’est pas un obstacle à la possibilité d’être renouvelé pour un nouveau mandat.
Si un administrateur manque trois réunions consécutives sans offrir une explication raisonnable par écrit au conseil, il sera considéré comme ayant abandonné son poste et le conseil pourra nommer un administrateur intérimaire pour le remplacer.
Un membre associé devrait être un administrateur du conseil et cette personne se verrait accorder le droit de vote pour la durée de son mandat.
En considération de l’engagement d’AmbCanada envers la diversité et la représentation des membres actuels et futurs, un effort particulier sera fait pour recruter de nouveaux membres du conseil, afin d’atteindre la parité hommes-femmes, la capacité bilingue, l’expérience du parcours professionnel au sein du service extérieur du Canada et la représentation de tout le Canada.
Pouvoirs et fonctions des administrateurs du conseil d’administration
Le conseil d’administration est composé de cinq membres : le président, le vice président, le trésorier, le secrétaire et le secrétaire aux adhésions. Les nouvelles nominations à ces postes d’administrateurs seront proposées par le comité des candidatures en consultation avec le président et seront approuvées par le conseil lors de sa première réunion après l’assemblée générale annuelle. Le président et le vice président sont nommés pour un mandat de deux ans, qui peut être renouvelé une fois
avec l’approbation du conseil. Les autres administrateurs sont normalement nommés pour trois ans.
Le président sera responsable de la direction et de l’orientation générale de l’organisation, de l’exécution de manière responsable des décisions du conseil d’administration et des membres, de la gestion des relations entre le conseil d’administration et les membres, et de la représentation de l’organisation auprès des partenaires externes, des parties prenantes, des médias et du public.
Le vice-président soutient le président, en accordant une attention particulière à la gestion interne de l’organisation. Cela inclut la coordination avec les autres membres du bureau du conseil d’administration, les présidents des comités, les autres administrateurs et tout personnel ou entrepreneur engagé pour fournir un soutien administratif à l’organisation. Le vice-président remplace le président lors des réunions et des événements, selon les besoins.
Le trésorier est chargé de s’assurer que les finances de l’organisation sont en ordre, que l’organisation fonctionne dans les limites de son budget et de présenter des rapports financiers réguliers au conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle.
Le secrétaire est responsable du bon fonctionnement du conseil d’administration, notamment en soutenant les administrateurs du conseil dans leurs fonctions. Il doit notamment veiller à ce que l’ordre du jour et tous les documents nécessaires aux réunions du conseil d’administration soient distribués à l’avance aux administrateurs et s’assurer que les réunions du conseil d’administration font l’objet d’un procès-verbal précis. Le secrétaire est également chargé d’organiser l’assemblée générale annuelle et de veiller à ce que les membres reçoivent toutes les informations nécessaires pour cette réunion. La fonction de prise de notes lors des réunions du conseil d’administration peut être assurée par le secrétaire ou déléguée à tour de rôle aux membres du conseil.
Le secrétaire aux adhésions sera chargé de gérer toutes les questions relatives aux adhésions, notamment de veiller à ce que l’organisation s’adresse à de nouveaux membres, de confirmer que les membres candidats répondent aux critères d’éligibilité pour adhérer à l’organisation, de gérer les dossiers des membres actuels par le biais du système de gestion des membres, et de développer et superviser des activités de sensibilisation appropriées pour les membres. Le secrétaire aux adhésions suivra
également les nominations de nouveaux chefs de mission et surveillera les annonces indiquant le départ à la retraite des chefs de mission.
Des responsabilités plus spécifiques peuvent être confiées par le conseil d’administration à chacun de ces responsables, selon les besoins.
Coordinateurs régionaux
Le conseil d’administration peut demander à certains membres d’AmbCanada de servir comme coordinateurs régionaux dans différentes régions du pays en dehors de la RCN où il y a un nombre important de membres. Les coordinateurs régionaux peuvent : aider à l’organisation de réunions et d’événements sociaux entre les membres de leur région ; informer le conseil d’administration des questions d’intérêt ou de préoccupation des membres de leur région ; et diffuser des informations sur les activités d’AmbCanada aux membres de leur région. Les coordinateurs régionaux servent à la demande du conseil d’administration sans limite de durée spécifique. Les coordinateurs régionaux ne deviennent pas automatiquement des administrateurs du conseil d’administration, mais ils peuvent être proposés par le comité de nomination pour servir comme administrateurs du conseil. Ils peuvent également être invités par le conseil d’administration à participer aux efforts de certains comités et groupes de travail et à prendre la parole lors de certaines réunions du conseil d’administration, si nécessaire.
Réunions du conseil d’administration
Le conseil se réunit normalement dix fois par an. Sept administrateurs constituent le quorum. Les réunions du conseil sont convoquées par le président ou, en son absence, par le vice-président. Normalement, le président ou le vice-président préside les réunions du conseil, mais si aucun des deux n’est présent, les administrateurs présents peuvent choisir un président pour cette réunion. Un procès-verbal de toutes les décisions prises est tenu pour chaque réunion du conseil.
Procédures budgétaires
L’année fiscale est du 1er janvier au 31 décembre. Un budget est approuvé chaque année par le conseil d’administration et présenté aux membres lors de l’assemblée générale annuelle. Les décisions de dépenser des fonds dans le cadre du budget annuel approuvé doivent être prises par décision du conseil d’administration. Le conseil d’administration peut approuver des dépenses dans le cadre du budget annuel pour des
projets ou des activités spécifiques et peut donner aux administrateurs désignés ou à d’autres administrateurs le pouvoir de prendre des décisions de dépenses au nom du conseil d’administration jusqu’à un maximum approuvé pour une dépense donnée.
Le conseil d’administration ne peut pas prendre de décisions de dépenses qui dépassent les ressources disponibles et qui mettraient donc l’organisation en situation de déficit. Le conseil d’administration veillera à ce qu’un solde créditeur soit maintenu à tout moment, suffisant pour couvrir les dépenses récurrentes jusqu’à trois mois.
Procédures de prise de décision
Dans la mesure du possible, toutes les questions devant faire l’objet d’une décision lors d’une réunion du conseil d’administration doivent être clairement identifiées dans l’ordre du jour de la réunion, qui est distribué au moins trois jours à l’avance à tous les administrateurs.
Normalement, le conseil doit chercher à prendre des décisions par consensus. En l’absence de consensus au sein du conseil, les décisions peuvent être prises par un vote à la majorité simple des administrateurs présents à la réunion du conseil, à condition que le quorum des membres du conseil soit atteint. Les administrateurs qui ne sont pas en mesure d’assister à une réunion peuvent donner leur vote par procuration par écrit à un autre membre du conseil. En cas de vote, le président ne vote que pour départager les voix. Une majorité des deux tiers du conseil d’administration sera nécessaire pour approuver ou apporter des modifications aux règlements administratifs.
Lors de l’assemblée générale annuelle, les décisions seront prises par un vote majoritaire des membres présents, à l’exception des changements aux règlements administratifs qui devront être approuvés par une majorité des deux tiers des membres présents à l’assemblée.
Comités du conseil d’administration
Le conseil d’administration constituera un comité de nomination chargé de proposer une liste de nouveaux administrateurs et d’administrateurs renouvelés pour approbation par le conseil d’administration et les membres. Le comité de nomination doit être composé de trois administrateurs. Les recommandations du comité de nomination seront faites en consultation avec le président et doivent être examinées par le conseil
au plus tard lors de la dernière réunion du conseil précédant l’assemblée générale annuelle. Avant que le comité de nomination ne commence son travail chaque année, le conseil d’administration peut lui donner des conseils spécifiques sur les lacunes à combler et les critères de diversité à prendre en compte pour identifier les nouveaux candidats au conseil d’administration.
Outre le comité de nomination, le conseil d’administration peut créer et dissoudre des comités permanents pour traiter de sujets tels que le recrutement et la rétention des membres, l’administration et les finances, les programmes et les événements, la gouvernance, les relations extérieures et les communications. Chaque comité est dirigé par un président et est chargé d’examiner les questions en profondeur au nom du conseil d’administration et de présenter des rapports dans ses domaines d’intérêt spécifiques. Les rapports et les recommandations des comités sont ensuite transmis à l’ensemble du conseil d’administration pour examen et action. Le conseil d’administration peut également créer des groupes de travail spéciaux. Les membres réguliers et les membres associés d’AmbCanada peuvent faire partie des comités et des groupes de travail du conseil.
La composition et les responsabilités des comités permanents et des groupes de travail doivent être revues et approuvées chaque année par le conseil d’administration lors de sa première réunion après l’assemblée générale annuelle. Cela inclut la nomination des présidents et vice-présidents (si nécessaire) de chaque comité ou groupe de travail. Le conseil d’administration peut choisir de donner à certains comités ou groupes de travail un article dans le budget pour gérer au nom du conseil d’administration.
Fin de l’organisation
L’organisation ne peut être dissoute que par décision des membres. Dans le cas où les membres décident de mettre fin à l’organisation, le conseil d’administration doit s’assurer que toutes les obligations légales et financières en cours sont remplies. Tous les fonds ou actifs restants doivent être donnés à une organisation à but non lucratif ou caritative dont les objectifs sont compatibles avec ceux d’AmbCanada.